மெமோராண்டம் என்ற சொல் லத்தீன் வம்சாவளியைச் சேர்ந்தது, ஸ்பானிஷ் மொழியில் மொழிபெயர்க்கப்படும்போது "நினைவில் கொள்ள வேண்டிய ஒன்று" என்று பொருள். இந்த காரணத்திற்காக, கருத்தின் பயன்பாடு பல பயன்பாடுகளை ஏற்றுக்கொள்கிறது. எனவே, ஒரு மெமோராண்டம் அதன் அடிப்படை ஏற்றுக்கொள்ளலில் உள்ளது என்று கூறலாம், இது ஒரு நபர் அல்லது அவர்களில் ஒரு குழுவினருக்கு உரையாற்றப்படும் ஒரு வகையான அறிக்கை, அதில் ஒரு குறிப்பிட்ட விஷயத்தை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டிய ஒன்று வெளிப்படுத்தப்படுகிறது. மறுபுறம், இது ஒரு நோட்புக் அல்லது நோட்பேடாகவும் வரையறுக்கப்படலாம், அதில் எதிர்காலத்தில் ஒரு நபர் நினைவில் கொள்ள வேண்டிய விஷயங்கள் எழுதப்படுகின்றன. ஒரு குறிப்பில், கடைசி நிமிட தகவல்களை அறிவித்தல், சில சிறப்பு கோரிக்கை போன்ற பல்வேறு வகையான தகவல்களை நியமிக்க முடியும்.
இராஜதந்திர உலகில், ஒரு மெமோராண்டம் என்பது நினைவகம் மற்றும் குறிப்பை விட குறைவான உறுதியான தகவல்தொடர்புகளைக் குறிக்கிறது, இதில் தொடர்ச்சியான நிகழ்வுகள் மற்றும் காரணங்கள் அதிக முக்கியத்துவம் வாய்ந்த விஷயங்களில் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டும். இராஜதந்திர குறிப்புகள் பொதுவாக ஆசிரியரால் கையொப்பமிடப்படவில்லை. அதே நிறுவனம் அல்லது நிறுவனத்தில் உள்ள ஒருவருக்கு கையால் அனுப்பப்படும் குறிப்பை ஒரு குறிப்பாணை குறிப்பிடலாம் என்பதையும் RAE தெளிவுபடுத்துகிறது என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். சரியான சொல் மெமோராண்டம் என்ற போதிலும், இப்போதெல்லாம் மக்கள் வழக்கமாக மெமோராண்டம் என்பதற்கு மாற்றாக இருக்கிறார்கள், இது அசல் வார்த்தையின் பன்மையின் ஒரு வகை.
ஒரு குறிப்பானது தொடர்ச்சியான நிலையான கூறுகளால் ஆனது, அதில் மிகவும் பொருத்தமான தரவு வைக்கப்பட வேண்டும், மேலும் அவர்களுக்கு நன்றி மற்ற தகவல் மற்றும் தகவல்தொடர்பு நூல்களிலிருந்து வேறுபடுத்துவது சாத்தியமாகும். இந்த கூறுகளில், மிக முக்கியமானவற்றைக் குறிப்பிடலாம், அதாவது: தளம், தேதி, யாருக்கு உரையாற்றப்படுகிறது, பொருள், உரையின் உடல், பிரியாவிடை, கையொப்பம், அனுப்புநருக்கான நகல் மற்றும் தேவைப்பட்டால், அடிக்குறிப்பு.
தகவல் வெறுமனே கடத்தப்பட்டு கையொப்பம் மற்றும் முத்திரையுடன் முடிக்கப்படுவதால், மெமோராண்டாவில் இறுதி பத்தி இல்லை என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். எவ்வாறாயினும், ஒரு மெமோராண்டம் எழுதப் பயன்படுத்தப்படும் மொழி முறையானதாக இருக்க வேண்டும், அது மரியாதையை கடத்துகிறது மற்றும் தொடர்பு கொள்ளவும் பரிமாற்றப்பட வேண்டிய விஷயத்தின் முக்கியத்துவத்தையும் தூண்டுகிறது.
